Debitorenbuchhaltung

Debitorenbuchhaltung

 

Zur Überwachung der finanziellen Vorgänge im Leistungs- und Warenverkauf wird pro Partner mit dem ein Leistungs- oder Warenverkauf stattfindet ein Kundenkonto (Debitor) angelegt. Für jedes dieser Konten werden bestimmte Eigenschaften für die praktisch ablaufenden Vorgänge in Verwaltung, Zahlungsverkehr und Vertragswesen hinterlegt.

Zur besseren Gliederung kann jeder Debitor einem Debitorenkreis zugeteilt werden. Dem Debitorenkreis wird ein Hauptbuchkonto (Forderungen) aus der Sachkontenbuchhaltung zugewiesen, welches als Vorgabekonto für den Belegkreis verwendet wird. Die Geschäftsvorfälle ( Rechnungen, Gutschriften, Vorauszahlungen Mahnungen, Zahlungen u. ä.) werden, wenn erforderlich in 3 Zeitscheiben gehalten. Diese sind :

  1. das Kalenderjahr
  2. das Geschäftsjahr (stellt die Buchungsperioden bereit)
  3. die Abrechnungsperiode (stellt die Abrechnungszeiträume für rollierende Gebührenabrechnungen bereit)

Entsprechend den Mandanteneinstellungen gibt es die folgenden Varianten:

Alle 3 Zeiträume sind gleich. Dieser Fall ist der einfachste Fall und trifft für die meisten Anwendungen bei Eigenbetrieben zu.

Kalenderjahr und Geschäftsjahr fallen zusammen und es gibt mehrere Abrechnungsperioden (rollierende Systeme). Dieser Fall trifft für Gebührenabrechnungen mit großen Kundenbeständen zu. So rechnet z. B. ein Betrieb mit 12.000 Endkunden jeden Monat 1.000 Kunden ab. Damit ergeben sich 12 Abrechnungsperioden mit je 12 Monaten, die immer um einen Monat versetzt sind.

Alle 3 Zeiträume fallen auseinander. Dies ist in der Regel in Konzernen der Fall. Hier wird die Konzernbilanz zum Jahresende vorgelegt, das bedeutet für die Töchter in der Regel abweichende Geschäftsjahre ( z. B. 11/00 bis 10/01 ). Wenn diese Töchter ihrerseits Gebührenabrechnungen mit rollierenden Systemen betreiben, ist in der Konzernbuchhaltung das Auseinanderfallen der Zeiträume gegeben.

Da die Debitorenbuchhaltung Geschäftsvorfälle aus unterschiedlichen Bereichen (Anschlusswesen, Beitragswesen, Gebührenwesen u. a.) verarbeiten muss ist eine Aufteilung in Unterdebitoren und Unterkonten sinnvoll.

Folgende Vorgänge werden in der Debitorenbuchhaltung bearbeitet:

  • Pflege der Debitorenstammdaten
  • Behandlung von Ausgangsrechnungen / Ausgangsgutschriften
  • Erfassen von Ausgangsrechnungen / Gutschriften
  • Buchen auf Sachkonten
  • Führen eines Ausgangsbuches für Rechnungen und Gutschriften
  • Führen eines Debitorenkontos mit gebuchten Geschäftsvorfällen als T-Konto oder normales Konto in verschieden Ansichten
  • Führen eines Saldenkontos pro Debitor mit Geschäftsjahres- und Monatsscheiben
  • Erstellen von OP-Listen
  • Erstellen von Saldenlisten
  • Durchführen des Debitorenzahlungsverkehrs über Bank und Kasse durch Ankopplung an das Modul Zahlungsverkehr.
  • Mahnen von nicht bezahlten Rechnungen, Mahnungen und sonstigen Forderungen
  • Nachdruck von einzelnen Mahnungen und Mahn-Jobs
  • Suchen von Debitoren und Geschäftsvorfällen
  • Stornierung von Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen
  • Rückruf von Zahlungen bei Gutschriften
  • Aufbau Anfangsbestand Debitoren
  • Recherchieren nach den verschiedensten Geschäftsvorfällen
  • Erstellung von Verträgen (wiederkehrende Zahlungen wie Mieten, Kfz-Steuer, Beiträge und Abschläge für Wasser, Abwasser, Strom, Gas und Abfallentsorgung)
  • Stundungen
  • Ratenvereinbarung
  • Automatisierte Zinsberechnung
  • Zuarbeit für Vollstreckung
  • Möglichkeit zur Übernahme von Debitorenstammdaten und Geschäftsvorfällen aus Fremdprojekten

Zu allen relevanten Vorgängen (z. B. Erfassen, Buchen, Mahnen u. a.) werden Protokolldateien geführt, in denen unter anderem der Bediener, das Maschinendatum und die Maschinenzeit sowie eine GUID erfasst werden. Über diese ID kann der Ort der Entstehung im Netz weltweit genau lokalisiert werden.

  • Moderne Softwarearchitektur mit graphischer Benutzeroberfläche
  • Interne Schnittstelle zu den Branchenlösungen der SDS GmbH, speziell zur Sachkontenbuchhaltung (SBU)
  • Lauffähig unter Betriebssystem Microsoft Windows ©
  • Freie Schnittstelle zu Fremdsoftware
  • Freie Wahl bei Kontenplänen
  • Flexibles Berichtswesen mit individueller Gestaltung, Reportgenerator Crystal Reports ©
  • Nutzerverwaltung und Rechteverwaltung auf allen Ebenen
  • Datensicherheit durch Einsatz von Datenbanksystemen, derzeitig MS SQL-Server © und MS ACCESS ©
  • Automatisches Kontierungssystem für Standardgeschäftsvorfälle, abgestimmt mit allen Teilen des Rechnungswesens und des Programmsystems IPSVE
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